La Gestione del tuo Tempo

Quante volte ti è capitato di dire: ” Vorrei una giornata fatta di 48 ore!”.

E’ sensazione comune che il tempo a disposizione non sia mai sufficiente per fare tutto quello che vorremmo: essere performanti sul lavoro, organizzati nelle attività a casa, ritagliare del tempo per ciò che più ti piace e ti fa stare bene.

Ti svelerò una cosa: la gestione del tempo comporta una attenta analisi ed una precisa pianificazione.

Ma non solo: il cosiddetto “Time management” è un processo del tutto personale che deve rispecchiare le tue esigenze e il tuo stile.

Qui di seguito trovi qualche utile suggerimento per migliorare la tua gestione:

Comincia a considerare il tempo da tre punti di vista: necessità, appropriatezza ed efficienza.

Test della Necessità

Analizza tutte le tue attività e accertati che siano veramente necessarie.

L’obiettivo è ridurre i tuoi  tasks all’essenziale.

Test dell’ Appropriatezza

Una volta individuati i compiti veramente essenziali, dovrai determinare chi li deve e li può eseguire. Ci sono delle attività che potresti delegare?

Test dell’ Efficienza

Prendiamo in considerazione i compiti rimasti e considerati “essenziali”: chiediti a questo punto se c’è un modo migliore per farlo. Ci sono tecnologie o procedure più efficaci che possano ottimizzare il tuo lavoro?

Ci sono tre modi per migliorare il tuo uso del tempo

  • Interrompere lavori ed attività non prioritari
  • Trovare qualcuno che possa aiutarvi nel vostro lavoro
  • Essere più efficienti in ciò che si fa.
Determinazione delle Priorità

Come fare a stabilire cosa è veramente importante e prioritario?

Inizia ad elencare tutte le attività in corso e attribuisci  a ciascuna il seguente grado di priorità:

PRIORITA A: “DEVO FARLO”:  si tratta di compiti critici come ad esempio direttive dirigenziali, richieste di clienti importanti, scadenze impellenti, opportunità di carriera.

PRIORITA B: ” DOVREI FARLO”: si tratta di compiti di media importanza: possono contribuire a migliorare le nostre prestazioni ma non sono determinanti e non hanno scadenze critiche.

PRIORITA C: ” PIACEVOLE A FARSI”: è la categoria meno importante. Per quanto interessanti o piacevoli, i compiti di questo tipo possono essere eliminati, rimandati o programmati per i periodi meno intensi.

Le Perdite di Tempo più comuni

Tutti noi perdiamo tempo, è umano. Si può perdere tempo in modo costruttivo perché lo dedichiamo a rilassarci e ridurre lo stress. A volte però è una perdita “frustrante” in particolare quando si sta facendo qualcosa di meno importante o divertente, di quanto invece si potrebbe fare.

Le origini delle “perdite di tempo”

  • Le circostanze
  • Noi stessi
Perdite di tempo causate da noi stessi
  • Disorganizzazione
  • Il rinvio
  • L’ incapacità di dire “no”
  • La mancanza d’interesse
  • La stanchezza
Pedite di Tempo causate dalle Circostanze
  • Le visite e gli appuntamenti mal pianificati
  • Le telefonate
  • Le mail
  • Le riunioni
  • Le crisi

Per aiutarti a capire come stai gestendo il tuo tempo e in cosa potresti migliorare, ti propongo le seguenti domande:

  • Considera la tua agenda: qual è stata la parte più produttiva della giornata Quale la meno?
  • Quali sono i comportamenti comuni legati all’inefficienza? ( es. gli appuntamenti, il controllo della casella di posta…)
  • Cosa fai che potrebbe essere non necessario?
  • Cosa fai che potrebbe essere non appropriato?
  • Cosa potresti migliorare per migliorare le tue prestazioni?
  • In quali occasioni anteponi il “piacere” ai compiti prioritari?
  • In che modo pianifichi i momenti che dedichi a te stesso?

Un po’ di me

Io stessa, da libera professionista e consulente, ho dovuto necessariamente fare i conti con la gestione della mia agenda: il pericolo di “fare tanto” e “male” è sempre dietro l’angolo.

Da parte mia credo sia  difficile bilanciare il tempo del lavoro con quello dedicato al riposo perché si ha sempre  la sensazione che quest’ultimo sia superfluo e ci faccia perdere del tempo prezioso per concludere trattative e portare avanti progetti.

Tutto ciò non è corretto: il riposo e lo “stacco” servono al corpo e alla mente per autorigenerarsi affinchè le idee si sedimentino, si recuperi la stanchezza e nuove idee ed energie affiorino.

Come ho risolto? Lavoro per obiettivi e priorità.

All’inizio di ogni mese faccio una lista delle cose da fare e dei progetti: ad ognuno assegno una priorità e li colloco temporalmente.

Tutto ciò che in quel momento non è prioritario ed urgente slitta ad un secondo tempo.

Cosi costruisco le settimane: con davanti il planning valuto le settimane particolarmente intense e dove ho previsto delle attività anche nei weekend. Sarà in quella settimana che dovrò ritagliarmi un momento “off” solo per me. Lo segno in agenda e lo coloro in modo diverso. Quella giornata è “blindata”.

Scommetto che stai pensando: ” Più difficile a dirsi che a farsi”.

Vero. Ma chiediti ciò: ” Io valgo meno di un cliente o di un fornitore?“.

In questo articolo ho voluto solo darti alcuni spunti di riflessione.

Cooming Soon

Il 25 Maggio dalle 9.30 alle 11 terrò invece un workshop gratuito sulla Gestione del Tempo: sarò infatti ospite di Cascina Cotica a Milano nell’ambito delle attività formative  organizzate con Rete al Femminile Milano.

Tra qualche settimana comunicherò tutti i dettagli per iscriversi.

Se invece hai fretta di approfondire il tema ( si sa, il tempo è prezioso!) perché hai necessità di migliorare la gestione del tuo tempo, scrivi a monia@moniacosenza.it. Sarò lieta di inserirti nelle mie priorità!

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